En el caso que examinaremos hoy, analizaremos la importante relación entre cumplimiento empresarial y ética corporativa, a través del estudio del caso de Renault y la Superintendencia de Sociedades en Colombia
En agosto de 2023, la Superintendencia de Sociedades de Colombia realizó una visita administrativa a Renault para verificar su Programa de Transparencia y Ética Empresarial, conforme al Capítulo XIII de su circular básica jurídica. Como resultado, se abrió un proceso administrativo sancionatorio contra la empresa por presunto incumplimiento de algunas disposiciones de dicho programa. Este artículo examina el caso de Renault y extrae lecciones cruciales sobre cumplimiento normativo empresarial.
Formulación de Cargos
La Superintendencia formuló varios cargos contra Renault, incluyendo la falta de procedimientos de diseño y aprobación, la ausencia de debida diligencia en la identificación y evaluación de riesgos de soborno transnacional y corrupción, así como la no identificación, evaluación y control de los riesgos asociados. Estos cargos revelan una falta de cumplimiento normativo en áreas cruciales para la integridad empresarial.
Revisemos un poco al detalle los cargos:
Procedimientos y Plazos:
La Superintendencia destacó el incumplimiento de Renault en los procedimientos de diseño y aprobación de su Programa de Transparencia y Ética Empresarial, realizados tardíamente y basados en normativa obsoleta. Además, se identificó una falta de actualización en la documentación presentada, evidenciando discrepancias significativas.
Debida Diligencia y Gestión de Riesgos:
La falta de procedimientos de debida diligencia enfocados en la identificación y evaluación de riesgos de soborno transnacional y corrupción fue otro punto crítico. El manual presentado por Renault no cumplía con las directrices establecidas, careciendo de una ejecución habitual, monitoreo efectivo y revisión periódica.
Identificación y Control de Riesgos:
Se observaron problemas en la identificación, evaluación y control de los riesgos de corrupción y soborno transnacional. La matriz de riesgos presentada no estaba en español, no contemplaba los factores específicos de la sociedad colombiana y se basaba en una perspectiva global, ignorando las particularidades locales.
Designación del Oficial de Cumplimiento:
El conflicto de intereses surgido por la designación de una misma persona como Oficial de Cumplimiento y Gerente de Control y Auditoría Interna contravenía los requisitos establecidos, afectando la independencia necesaria para el desempeño del rol de Oficial de Cumplimiento.
Respuesta de Renault
Renault, en respuesta a los cargos formulados por la Superintendencia de Sociedades, presentó una comunicación aportando un total de 18 documentos como evidencia en virtud de los cargos formulados. Estos documentos buscaban refutar las acusaciones y demostrar el cumplimiento de la empresa con las disposiciones normativas. Sin embargo, la Superintendencia decidió rechazar dos de los documentos presentados, argumentando que no guardaban relación directa con los cargos formulados.
Problemas en la Notificación?
En su defensa, Renault argumentó que no había recibido adecuadamente la notificación de los cargos formulados por la Superintendencia de Sociedades.
Presentaron un escrito, alegando que no habían sido notificados de los cargos, como afirmaba la Superintendencia. Alegaron que esta falta de notificación a la dirección de correo electrónico autorizada les había impedido ejercer su derecho a una defensa adecuada. Sin embargo, la revisión de la Superintendencia demostró que la notificación del pliego de cargos había sido enviada correctamente al correo electrónico de la empresa el 6 de octubre de 2023, según lo constatado por el certificado de envío y recibo del mensaje de la empresa de servicios postales 472.
Esta discrepancia entre la afirmación de Renault y la evidencia presentada sugiere una posible falta de comunicación interna o una malinterpretación de los procedimientos por parte de la empresa. Además, cabe destacar que Renault envió una comunicación y aportó documentos adicionales cuatro días después de que la Superintendencia de Sociedades afirmara haber enviado la notificación de los cargos el 6 de octubre de 2023. Este hecho sugiere que, de hecho, la empresa estaba al tanto de los cargos presentados en su contra, contradiciendo su posterior alegato de no haber recibido la notificación. La presentación de documentos en respuesta a los cargos indica un reconocimiento por parte de Renault de la existencia del proceso administrativo en su contra. Esta discrepancia entre las acciones de la empresa y sus afirmaciones posteriores plantea interrogantes sobre la consistencia y la veracidad de su defensa ante la Superintendencia.
Decisiones y Sanciones
La Superintendencia de Sociedades, tras analizar los cargos presentados y la defensa de Renault, tomó la decisión de imponer multas significativas a la empresa por los incumplimientos detectados. Cada una de las multas impuestas, valoradas en cien millones de pesos colombianos, refleja la gravedad de los hallazgos y la importancia que la Superintendencia otorga al cumplimiento normativo y ético empresarial. Estas sanciones no solo tienen implicaciones financieras para Renault, sino que también impactan su reputación y credibilidad en el mercado. La imposición de estas multas sirve como una advertencia para otras empresas sobre las consecuencias reales de no cumplir con las disposiciones regulatorias y éticas. Además, estas decisiones resaltan la autoridad y el compromiso de la Superintendencia de Sociedades en garantizar la transparencia y la integridad en el entorno empresarial colombiano. Sin embargo, también plantean la necesidad de que las empresas refuercen sus programas de cumplimiento y ética empresarial para evitar sanciones similares en el futuro. En total, las multas impuestas ascendieron a cuatrocientos millones de pesos colombianos, distribuidas en cuatro sanciones de cien millones de pesos cada una.
Lecciones Aprendidas:
- Cumplimiento oportuno y adecuado de normativas: Es esencial que las empresas cumplan con los plazos establecidos para el diseño, aprobación e implementación de programas de transparencia y ética empresarial. Retrasos en estos procesos pueden resultar en sanciones, como lo evidencia el caso de Renault.
- Actualización y alineación con regulaciones vigentes: Los programas de cumplimiento deben estar actualizados y alineados con las regulaciones vigentes. La falta de actualización puede resultar en deficiencias significativas que pueden ser identificadas por las autoridades regulatorias.
- Identificación, evaluación y control de riesgos de corrupción y soborno transnacional: Es esencial que las empresas identifiquen, evalúen y controlen adecuadamente los riesgos asociados con la corrupción y el soborno transnacional. Esto implica no solo tener procedimientos claros y efectivos, sino también asegurarse de que estos se apliquen de manera consistente y adecuada a la realidad específica de la empresa. La falta de identificación, evaluación y control de estos riesgos puede exponer a la empresa a sanciones regulatorias y daños reputacionales significativos. En el caso de Renault, la matriz de riesgos inadecuada y la falta de consideración de los factores específicos de la sociedad en Colombia fueron puntos críticos que llevaron a la imposición de sanciones.
- Procedimientos de debida diligencia efectivos: Es crucial que las empresas tengan procedimientos de debida diligencia enfocados en la identificación y evaluación de riesgos, especialmente relacionados con soborno transnacional y corrupción. Estos procedimientos deben ser detallados, ejecutados de manera habitual, y monitoreados periódicamente para garantizar su efectividad.
- Independencia del Oficial de Cumplimiento: Es fundamental que el Oficial de Cumplimiento sea independiente de otras áreas dentro de la entidad y no ejerza funciones que puedan generar conflictos de interés. La designación de un Oficial de Cumplimiento con responsabilidades claras y sin vínculos con otras áreas es crucial para garantizar la eficacia del cumplimiento normativo.
En conclusión, el caso de Renault y la Superintendencia de Sociedades de Colombia destaca la importancia crítica del cumplimiento normativo y ético empresarial en el entorno corporativo actual. Las empresas deben priorizar el cumplimiento oportuno y adecuado de las regulaciones vigentes, asegurándose de que sus programas de transparencia y ética estén actualizados y alineados con las normativas establecidas. Además, es fundamental implementar procedimientos de debida diligencia efectivos para identificar, evaluar y controlar los riesgos asociados con la corrupción y el soborno transnacional,. En última instancia, la independencia del Oficial de Cumplimiento dentro de la empresa es crucial para garantizar la integridad del programa de cumplimiento. Estas lecciones son fundamentales para evitar sanciones regulatorias, proteger la reputación empresarial y promover una cultura de transparencia y ética en todas las operaciones empresariales.
Documento fuente
https://www.supersociedades.gov.co/documents/80312/6565516/RENAULT-SANCION+VF.pdf